Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les dangers d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a bien prix.
Pres de 80% des conflits au boulot seront lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez en general constate, la distance n’arrange rien a l’affaire. Plutot que de botter en touche, plus vaut savoir, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la excellente action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation a aussi bien sur le fond du message que sur sa forme.
Mail : faciliter le quotidien de ce destinataire
Au champ de l’ecrit, le message electronique regne i chaque fois en maitre. Actuellement bien aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il devra s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y de la rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – est redhibitoire», constate Valerie Angliviel en Beaumelle, manager chez Danone. Le message implicite, c’est que vous ne tenez gui?re votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de votre mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans concept dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit votre responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui cet envoi est-il lie ?
Cette desinvolture renvoie surtout un signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez jamais les details qui faciliteront le quotidien de votre destinataire qui, ainsi que vous, croule sous nos sollicitations. Autre detail a bannir : des majuscules, qui sont l’equivalent ecrit d’une AGRESSION, voire de la ENGUEULADE. Mes typo fantaisistes risquent, elles, de ne pas s’afficher sur la totalite des ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» Afin de chacune de vos missives electroniques, le emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez des difficultes a prioriser ces requetes.
Cote destinataire, Cela reste important de se montrer attentif au timing. En clair, faut-il repondre a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message de travail sans reponse. Il faut a minima accuser connexion dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera Afin de en negligence, voire pour une faute. Si vous manquez vraiment de temps libre pour repondre, faites un aucun cote en restant poli : «J’ai bien recu ta demande, mais je ne pourrai te repondre que prochainement.» Et, precise votre consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».
Visio : non a toutes les ecrans noirs !
Couper sa camera lors tout d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel d’une Beaumelle. Vous risquez egalement de passer Afin de impoli. «L’ecran noir vous autorise a faire autre chose en aussi temps libre, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre pas loin de rediger les messages ou de repondre a toutes vos textos… Vous ne vous le permettriez en general gui?re dans une salle de reunion, entoure de les collegues !» Si vous devez absolument laisser la webcam en off, prevenez en amont d’une reunion, ce est mieux compris. Car ce ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Il s’agit Indeniablement du premier «signal faible» d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devrez a minima lui passer un petit coup de fil Afin de tenter de savoir cela se passe.
Visio : gare au look
Au jeu de l’image sans dire, la visioconference ne pardonne rien : vous etes constamment sous le regard des autres participants, certes, puis sous votre regard, qui n’est souvent pas le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% au cours des derniers mois, Afin de satisfaire a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, il convient adopter une posture technique, recommande Charlotte Ringrave ne point se tenir avachi, ne pas lire ses messages ou des documents en meme temps car la direction de votre regard vous trahira».
Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de votre camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants d’une visio observent de pres le look des autres et meme s’interessent a un deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent i chaque fois en gali?re a l’image et soignez ce arriere-plan : une etagere avec des livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou 1 meuble serti tout d’un vase fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer vos interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, cela laisse a toutes les autres participants tout loisir de contempler vos narines et revele surtout que vous ne savez nullement utiliser votre camera. 
Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.
Portable : pas juste en cas d’urgence
Neglige depuis l’avenement des textos et des messages, le portable revient en force pour gerer des urgences ou les details dont la resolution mettrait 1 temps infini via ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous nos «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez pour debriefer au calme et completer les echanges virtuels. L’informel passe plus dans une relation telephonique qu’en visio conference».
Alors qu’il trouve desormais tout le charme intimiste, le portable exige egalement de votre part un minimum d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper sur le clavier de ce ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de ce interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez gui?re non plus votre smartphone sonner dans le vide. Envoyez au moins un texto Afin de signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser connexion.
>> Retrouvez une serie de podcasts sur le teletravail, ses bons et ses mauvais cotes
Tchats : chassez l’ambiguite
Les plateformes de communication collaboratives internes sont un autre lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fera ci, j’ai fait ca». Evidemment, il va falloir communiquer dans ces reussites, mais l’expression continuelle tout d’un ego, ainsi que les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront jamais d’agacer vos collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant c’est parti les succes communs», suggere Valerie Angliviel en Beaumelle. Tout le monde vous adorera !
